OTRAS DISPOSICIONES
UNIVERSIDAD DE OVIEDO
Acuerdo de 30 de septiembre de 2022, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, por el que se aprueba el Reglamento de relaciones electrónicas en la Universidad de Oviedo.
ÍNDICE
Exposición de motivos.
Capítulo I. Sujetos obligados a relacionarse con la Universidad de Oviedo por medios electrónicos.
Artículo 1.—Sujetos obligados con carácter general.
Artículo 2.—Especial mención a los procedimientos de selección.
Artículo 3.—Exclusión de determinados trámites.
Capítulo II. Sistemas de identificación y de firma electrónica.
Artículo 4.—Relación de sistemas de identificación.
Artículo 5.—Relación de sistemas de firma electrónica.
Capítulo III. Asistencia en el uso de medios electrónicos.
Artículo 6.—Provisión de asistencia por la Universidad.
Artículo 7.—Oficinas de Asistencia de la Universidad de Oviedo.
Artículo 8.—Funciones de las Oficinas de Asistencia.
Artículo 9.—Obligación de información en la sede electrónica.
Artículo 10.—Obligación de información de funcionarios habilitados
Capítulo IV. El Registro Electrónico de la Universidad de Oviedo.
Artículo 11.—Definición y competencia.
Artículo 12.—Acceso al Registro Electrónico.
Artículo 13.—Solicitud genérica de Registro Electrónico.
Artículo 14.—Cómputo de fecha y hora en el Registro Electrónico.
Artículo 15.—Calendario de días hábiles del Registro Electrónico.
Artículo 16.—Recibo de la entrada en el Registro Electrónico.
Capítulo V. Notificaciones electrónicas.
Artículo 17.—Supuestos de notificación electrónica.
Artículo 18.—Práctica de la notificación electrónica.
Capítulo VI. Comunicaciones internas.
Artículo 19.—Deber de utilización del correo electrónico corporativo.
Artículo 20.—Validez de comunicaciones efectuadas a través del correo electrónico corporativo.
Disposición adicional.
Disposición derogatoria.
Disposición final primera.
Disposición final segunda.
Exposición de motivos
El presente Reglamento se dicta al amparo de la potestad reglamentaria y de la autoorganización reconocida en el artículo 2.1 de la Ley Orgánica 6/2001, de Universidades. Reconoce el legislador una naturaleza y peculiaridades de las organizaciones que prestan el servicio público de la educación superior sometidas en cualquier caso a una normativa básica entre las que destaca el procedimiento administrativo.
La Ley 40/2015 reguló el funcionamiento electrónico del sector público, en un contexto donde la utilización de los medios digitales ha de ser lo habitual, como también lo ha de ser la firma y la sede electrónica, el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y la actuación administrativa automatizada. Se estableció, asimismo, la obligación de que las Administraciones Públicas se relacionen entre si por medios electrónicos.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre reguladora del Procedimiento Administrativo Común integra a las Universidades dentro del sector público institucional y establece en su artículo 16 que cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, el que se hará el correspondiente asiento de todo documento presentado o recibido y donde también se podrán anotar la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. Asimismo, el citado artículo establece que debe crearse dicho registro mediante una disposición y su publicación se efectuará en el diario oficial correspondiente.
Además, la citada norma dispone la obligación de crear unidades de apoyo al ciudadano en sus trámites administrativos, que pasarán a denominarse Oficinas de Asistencia en materia de registros donde los funcionarios habilitados convertirán a formato electrónico las solicitudes de los interesados que carezcan de los medios necesarios, siempre que no estén obligados a hacerlo por medios electrónicos.
En desarrollo de las dos leyes anteriores, se dictó el reciente Real Decreto 203/2021 de Administración electrónica que establece y concreta muchas de sus previsiones. Así, da un amplio margen de libertad a cada Administración para autorregular sus portales de Internet. Asimismo, establece que el acto de creación o supresión de una sede electrónica será publicado en el Boletín Oficial que corresponda. Exige la identificación del órgano u órganos encargados de la gestión y de los servicios. Una responsabilidad que corresponde a la Secretaría General de la Universidad de Oviedo cuyos Estatutos atribuyen a aquella “la dirección, gestión y custodia de los Archivos y Registros”. Con fundamento en esta atribución ha sido este órgano el encargado de impulsor el borrador de este Reglamento con las aportaciones de los diversos servicios y especialmente la delegación del rectorado para la digitalización de la Universidad de Oviedo.
La normativa básica citada incorpora la exigencia (artículo 37) de contar con un Registro Electrónico General por cada una de las administraciones públicas en el que hará el asiento de todo documento que sea presentado. Esta circunstancia configura al registro como herramienta imprescindible para canalizar las relaciones entre las personas y las administraciones públicas. Unas relaciones que a partir de la entrada en vigor de este reglamento serán únicamente electrónicas.
Entre las exigencias de la reciente normativa destaca la obligación de las Administraciones Públicas de contar con un sistema que permita dejar constancia del personal habilitado en el registro para la realización de copias auténticas, de forma que se garantice que las mismas han sido expedidas adecuadamente y asistir a los interesados en el uso de medios electrónicos.
Por último, el principio de eficiencia se manifiesta en que se racionaliza la gestión de los recursos públicos, previendo la utilización de medios tecnológicos para realizar una tramitación electrónica del procedimiento proactivo y rápido, que permite a los miembros de la comunidad universitaria acortar los plazos de resolución. Para ello, incorpora formatos preestablecidos de utilización obligatoria en determinados procedimientos con plazos ajustados de respuesta o un gran número de solicitantes.
Los Estatutos de la Universidad de Oviedo atribuyen en su artículo 50.2 al Consejo de Gobierno ejercer “la potestad reglamentaria de la Universidad en las materias de su competencia”. En su ejercicio se dicta el presente reglamento que cumple, asimismo la obligación de crear y adaptar a la Universidad de Oviedo a la mencionada legislación que deberá ser publicada en el Diario Oficial correspondiente y su texto íntegro estará disponible para consulta en la sede electrónica.
Esta norma se compone de 6 capítulos con 20 artículos, dos disposiciones finales, una adicional y otra derogatoria. De acuerdo con las recomendaciones sobre técnica normativa, el contenido que se desarrolla en este Reglamento no reproduce las previsiones de la normativa básica antes mencionada. Se intenta evitar la incorporación de preceptos que resulten innecesarios, sin contribuir a una mejor comprensión de la norma dando lugar a un texto excesivamente largo y farragoso. La Universidad de Oviedo adaptará, tras este Reglamento, las peculiaridades de su estructura organizativa y procedimientos a las previsiones legales, dictando la Secretaría General y la Gerencia, dentro de sus competencias, todas las instrucciones que sean necesarias para la aplicación y desarrollo de este Reglamento.
También se adecúa a los principios de buena regulación incluidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común. Los principios de necesidad, eficacia y proporcionalidad se motivan por el objeto de la norma, que es regular una parte sustancial de la implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Oviedo. Se ajusta asimismo a los principios de seguridad jurídica y transparencia, al dotar de certidumbre y claridad a una materia donde los derechos de terceros deben de ser contemplados y adaptados al caso concreto de la Administración universitaria.
Por último, este Reglamento deroga parcialmente la regulación incluida en el Acuerdo de 13 de octubre de 2011, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, por el que se aprueba el Reglamento sobre acceso a los servicios electrónicos en la Universidad de Oviedo (BOPA de 252, 31-10-2011), en lo que respecta a las relaciones electrónicas, que se adapta a las nuevas exigencias de las referidas normas básicas.
CAPÍTULO I. SUJETOS OBLIGADOS A RELACIONARSE CON LA UNIVERSIDAD DE OVIEDO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Artículo 1.—Sujetos obligados con carácter general.
Estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con la Universidad para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, además de los sujetos obligados por la normativa básica aplicable, entre quienes se encuentran el personal de administración y servicios y el personal docente e investigador, los estudiantes de la Universidad de Oviedo desde el momento en que formalicen su matrícula, por entender que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Artículo 2.—Especial mención a los procedimientos de selección.
Las personas que participen en cualquiera de los procedimientos de selección de personal y provisión de puestos de trabajo convocados por la Universidad de Oviedo estarán también obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con la misma para la realización de los trámites inherentes al correspondiente proceso selectivo.
Artículo 3.—Exclusión de determinados trámites.
Determinados trámites o procedimientos podrán excluirse de la modalidad electrónica por su carácter internacional, por razones técnicas o de especialidad.
CAPÍTULO II. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y DE FIRMA ELECTRÓNICA
Artículo 4.—Relación de sistemas de identificación.
La relación de sistemas que en sus relaciones electrónicas con las personas interesadas en el procedimiento admita la Universidad para acreditar la identidad, así como aquellos que además garantizan la autenticidad de la voluntad de la persona y la integridad e inalterabilidad de los documentos electrónicos, estará disponible en la sede electrónica y será acorde a lo establecido en la política de firma de la Universidad de Oviedo.
Artículo 5.—Relación de sistemas de firma electrónica.
En función de los niveles de seguridad se determinarán los supuestos de utilización de cada uno de los sistemas de firma electrónica.
No obstante, la presentación de solicitudes, declaraciones responsables y comunicaciones, la interposición de recursos, el desistimiento de acciones y la renuncia a derechos requerirá en todo caso un sistema de los previstos en el artículo 10.2 o 10.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo de las Administraciones públicas.
CAPÍTULO III. ASISTENCIA EN EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Artículo 6.—Provisión de asistencia por la Universidad
La Universidad asistirá en el uso de medios electrónicos a quienes no estén obligados a relacionarse electrónicamente con ella, así como a quiénes estándolo lo requieran expresamente, siempre en relación con procedimientos en que estas personas sean interesadas y que se tramiten en la Universidad de Oviedo.
Artículo 7.—Oficinas de Asistencia de la Universidad de Oviedo.
Las Oficinas de Asistencia tendrán su sede en las dependencias universitarias de los Servicios Centrales, en los Campus de El Cristo, Llamaquique, Milán, Gijón y Mieres, en el Centro Universitario de Avilés, así como en aquellas otras que se determine por resolución del Rector/a.
Las Oficinas de Asistencia dependerán funcionalmente de la Secretaría General de la Universidad de Oviedo.
Artículo 8.—Funciones de las Oficinas de Asistencia.
Entre las funciones de las Oficinas de Asistencia en materia de registros estarán las siguientes:
a) La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidos a la Universidad de Oviedo.
b) la expedición por funcionarios habilitados, de copias auténticas de documentos que se hayan presentado.
c) la asistencia, a través de funcionarios habilitados, en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación o firma electrónica.
d) la notificación cuando el interesado lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea o la de su representante en las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) o facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
Artículo 9.—Obligación de información en la sede electrónica.
La Universidad mantendrá actualizado en su sede electrónica el directorio geográfico referente a las oficinas de asistencia en materia de registros, así como su horario de apertura al público.
Artículo 10.—Obligación de información de funcionarios habilitados.
La Universidad también pondrá a disposición en la sede electrónica un listado actualizado de los funcionarios habilitados para la emisión de copias auténticas y para la asistencia en el uso de medios electrónicos.
CAPÍTULO IV. EL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA UNIVERSIDAD DE OVIEDO
Artículo 11.—Definición y competencia.
El Registro Electrónico de la Universidad de Oviedo es el punto común para la presentación de solicitudes, recursos, escritos y comunicaciones dirigidos a esta. Su gestión es competencia de la Secretaría General de la Universidad.
Artículo 12.—Acceso al Registro Electrónico.
A ese Registro Electrónico se accederá, con carácter general, a través del catálogo de procedimientos disponible en la sede electrónica, que enlazará con las aplicaciones concretas de cada servicio para el procedimiento correspondiente.
Artículo 13.—Solicitud genérica del Registro Electrónico.
Solo a falta de solicitud específica, se accederá a través de la opción de la solicitud genérica. En ese caso, y para el supuesto en que el procedimiento requiera de un formulario normalizado, el mismo deberá en todo caso incluirse en la solicitud como anexo número 1.
Artículo 14.—Cómputo de fecha y hora en el Registro Electrónico.
El Registro Electrónico se regirá, a efectos de cómputo de plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de la Universidad de Oviedo.
Artículo 15.—Calendario de días hábiles del Registro Electrónico.
El calendario de días hábiles e inhábiles será el de la Administración del Principado de Asturias. Se podrán presentar solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas del día. La presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que la norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
Artículo 16.—Recibo acreditativo de la entrada en el Registro Electrónico.
Tras la recepción de una solicitud, escrito o comunicación, el Registro Electrónico emitirá, automáticamente, un recibo firmado electrónicamente en el que constarán, como mínimo, el número de registro de entrada, la fecha y hora de presentación, los datos proporcionados por la persona interesada, así como la relación y denominación de los documentos adjuntados.
Asimismo, se realizará la anotación correspondiente y la remisión del documento o documentos a las personas, órganos o unidades administrativas de la Universidad a quienes corresponda su tramitación.
CAPÍTULO V. NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Artículo 17.—Supuestos de notificación electrónica.
Se practicará la notificación por medios electrónicos cuando el interesado esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Universidad de conformidad con lo previsto en el artículo 1 de este Reglamento, o bien haya decidido relacionarse, voluntariamente, de esta manera.
Artículo 18.—Práctica de la notificación electrónica.
La práctica de las notificaciones electrónicas se realizará, con carácter general, por comparecencia electrónica del interesado en la sede electrónica. Anteriormente se habrá enviado un aviso, de carácter informativo, comunicando la existencia de la notificación y el enlace para acceder a ella.
De forma similar, también podrá hacerse la notificación a través de la dirección electrónica habilitada única.
CAPÍTULO VI. COMUNICACIONES INTERNAS
Artículo 19.—Deber de utilización del correo electrónico corporativo.
Los empleados públicos de la Universidad tendrán el deber de utilizar como herramienta ordinaria su cuenta de correo electrónico personal corporativo. También están obligados a utilizar las cuentas de correo electrónico corporativo de los órganos o unidades en las que estén autorizados.
Artículo 20.—Validez de comunicaciones efectuadas a través del correo electrónico corporativo.
Tienen plena validez las convocatorias a reuniones y las comunicaciones dirigidas a los miembros de la comunidad universitaria en su condición de miembros de los órganos colegiados y/o empleados públicos, que se efectúen mediante la cuenta de correo electrónico corporativo, servicios de mensajería, o medios similares que se establezcan, sin que proceda emplear las notificaciones electrónicas.
Disposición adicional
En los casos no previstos en la normativa específica de la Universidad se estará a lo dispuesto en la legislación procedimental administrativa común y, en particular, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público y sus disposiciones de desarrollo.
Disposición derogatoria
Quedan derogados los preceptos sobre registro, identificación y autenticación del Acuerdo de 13 de octubre de 2011, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, por el que se aprueba el reglamento sobre acceso a los servicios electrónicos en la Universidad de Oviedo, así como cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a la presente normativa.
Disposición final primera
La Secretaría General y la Gerencia dictarán, dentro de sus competencias, todas las instrucciones que sean necesarias para la aplicación de este Reglamento.
Disposición final segunda
El presente reglamento entrará en vigor al mes de su publicación en el BOPA.
El presente Reglamento ha sido aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, en su sesión de 30 de setiembre de 2022, de lo que como Secretario General doy fe.
En Oviedo, a 25 de octubre de 2022.—El Secretario General.—Cód. 2022-08208.
