AYUNTAMIENTOS

DE NAVA

Anuncio. Reglamento de Gestión de Documentos y Archivos del Ayuntamiento de Nava.

Anuncio

El Pleno del Ayuntamiento de Nava, en sesión ordinaria celebrada el día 29 de julio de 2024 acordó la aprobación inicial del Reglamento de Gestión de Documentos y Archivo del Ayuntamiento de Nava, que fue sometido a información pública durante un período de treinta días hábiles, mediante anuncio en el Boletín Oficial del Principado de Asturias, n.º 157 de 12 de agosto de 2024, así como en la Sede electrónica y en la web municipal, sin que se hayan presentado sugerencias o reclamaciones frente al mismo, por lo que se entiende definitivamente aprobado el acuerdo provisional, de conformidad con lo previsto en el artículo 49 de la Ley 7/1985 de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local.

De conformidad con el artículo 70.2 de la citada Ley, procede publicar íntegramente en el BOPA el texto definitivo, que forma parte de este anuncio para la entrada en vigor del Reglamento al día siguiente de su publicación.

Frente a este acto se podrá interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia del Principado de Asturias en el plazo de dos meses, contado a partir de esta publicación, sin perjuicio de ejercer otro recurso o acción que se considere conveniente.

REGLAMENTO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO DEL AYUNTAMIENTO DE NAVA

Exposición de motivos

La Constitución española de 1978, en su artículo 105 establece que la Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. También en su artículo 44 establece que los poderes públicos promoverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que todos tienen derecho.

Este derecho a la consulta de los archivos así como la obligación de custodiar los documentos allí reunidos en condiciones que permitan su perfecta conservación y garanticen su puesta al servicio de la propia administración y de los ciudadanos, se desarrolla por la siguiente normativa de ámbito nacional que son de aplicación al siguiente reglamento: la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento general de protección de datos, RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPDGDD- y la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

En el ámbito autonómico son de aplicación la Ley 1/2001, de 6 de marzo, del Patrimonio Cultural del Principado de Asturias y la Ley 8/2018, de 14 de septiembre, de Transparencia, Buen Gobierno y Grupos de Interés, y en el ámbito de la administración local serán de aplicación la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local y el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

Este reglamento nace de la potestad reglamentaria de las administraciones locales y como respuesta a la cada vez mayor complejidad de la administración del Ayuntamiento de Nava y la necesidad de atender al reto actual de las Administraciones Públicas; con vocación de servicio al ciudadano a la vez que con la voluntad de una mejora de la calidad y una progresiva modernización en el seno de su organización que lleve a la consecución de una gestión eficaz y eficiente del patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava.

El Reglamento perfila las líneas generales que se acaban de exponer, en los cuatro capítulos siguientes:

Capítulo I. Disposiciones Generales: de la naturaleza del archivo del Ayuntamiento de Nava, del patrimonio documental que custodia el Ayuntamiento de Nava y de las funciones, adscripción, personal, ámbito de aplicación y glosario.

Capítulo II. De la gestión y tratamiento de los documentos: procesos técnicos relacionados con la gestión y conservación de documentos.

Capítulo III. Del acceso y servicio de los documentos: condiciones generales del servicio de documentos: consulta, préstamo y reproducción.

Capítulo IV. De la difusión: divulgación del patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava.

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1.—Definición del archivo del Ayuntamiento de Nava

1. El archivo del Ayuntamiento de Nava o Archivo Municipal de Nava es un servicio público de carácter administrativo especializado en la gestión y tratamiento de la documentación, en su custodia y divulgación. Está constituido básicamente por el conjunto orgánico de documentos producidos, recibidos o reunidos por el Ayuntamiento de Nava en el ejercicio de sus funciones, a lo largo de su historia, con fines de gestión administrativa, información, proyección cultural e investigación histórica y cultural.

2. El archivo del Ayuntamiento de Nava es también un bien de dominio público en función de lo dispuesto en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, pues conserva y custodia el patrimonio documental, y como tal, es inalienable, inembargable e imprescriptible.

3. También se entiende por archivo del Ayuntamiento de Nava las distintas instalaciones donde se reúne, conserva, organiza y difunde dicho patrimonio documental.

Artículo 2.—Definición de patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava

1. Se considera patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava el conjunto de documentos, tanto analógicos como electrónicos, de cualquier fecha, producidos, recibidos o reunidos en el desarrollo de sus funciones por:

a) Los órganos de gobierno y administración del Ayuntamiento de Nava en cualquiera de sus dependencias y servicios, incluidos los organismos autónomos, si los hubiere.

b) Las personas jurídicas dependientes del Ayuntamiento de Nava, así como aquellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente.

c) Las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios del Ayuntamiento de Nava, en todo lo relacionado con dichos servicios.

d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento de Nava, así como las que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos anteriormente mencionados, en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

2. Igualmente, forman parte del patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava todos los documentos que, teniendo un origen ajeno al ayuntamiento, sean de su titularidad por tradición histórica o por compra, legado, donación, expropiación o cualquier otro tipo de cesión o adquisición.

3. Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 2.1 del presente reglamento están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.

Artículo 3.—Funciones

1. El archivo del Ayuntamiento de Nava, en su doble vertiente, como servicio público y, al mismo tiempo, como servicio general de la administración municipal, tiene como funciones la gestión, el tratamiento, la conservación, el acceso, la información y la difusión del patrimonio documental del ayuntamiento.

Artículo 4.—Adscripción

1. El servicio de archivo, dada la especialidad y el carácter transversal de sus funciones, dependerá de la Alcaldía de Nava.

Artículo 5.—Personal

1. La dirección administrativa y técnica del servicio de archivo corresponde al archivero/archivera responsable del servicio que deberá tener formación específica en gestión de documentos y archivística.

2. El personal del servicio de archivo se somete a los dictados del Código Deontológico propio de la profesión y, por lo tanto, está obligado a guardar la debida discreción y confidencialidad de la información a la que por su trabajo tenga acceso.

Artículo 6.—Ámbito de aplicación

1. Este reglamento será de aplicación a todas las personas físicas y jurídicas gestoras del patrimonio documental del Ayuntamiento de Nava y enumeradas en el artículo 2.1 de este reglamento.

2. Asimismo, será de aplicación a todos los usuarios del servicio de archivo del Ayuntamiento de Nava definidos en el artículo 29 de este reglamento.

3. También este reglamento será de aplicación en el programa informático del gestor documental que opere en el ámbito del Ayuntamiento de Nava y produzca documentos y expedientes electrónicos.

Artículo 7.—Glosario de términos

1. En el ámbito de este reglamento se definen los siguientes términos técnicos para una mejor comprensión:

Captura: Proceso de gestión de documentos que señala la incorporación de un documento a un sistema de gestión de documentos o gestor documental. En el momento de captura se crea la relación entre el documento, su productor y el contexto en que se originó, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.

Ciclo de vida de los documentos: conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su captura en un sistema de gestión de documentos hasta su selección para conservación permanente o para su destrucción según el calendario de conservación.

Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

Documento administrativo electrónico: Se entiende por documento administrativo electrónico o documento electrónico, la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo

Documento analógico: es aquel cuyo soporte no es digital; es decir, que no está formado por ceros y unos. Pueden contener información de texto, en el caso de los documentos impresos, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Puede tener gran variedad de soportes como el papel, el pergamino, vinilo, acetato, etc.

Dictamen: declaración de juicio de un órgano administrativo, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo. En materia de gestión documental se refiere al dictamen del órgano de calificación de documentos administrativos en relación a los plazos de acceso, transferencia y conservación.

Expediente administrativo: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa de un asunto, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Fondo documental: conjunto de documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad. Un archivo puede conservar uno a varios fondos documentales de diferentes entidades.

Gestor documental: es una aplicación software especializada en la captura, conservación y gestión de documentos electrónicos.

Metadato: dentro de la gestión de documentos es información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, así como a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.

Repositorio electrónico: espacio centralizado donde se almacena, organiza, mantiene y difunde información digital.

Serie documental: conjunto de documentos producidos a lo largo del tiempo por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. En el ámbito del gestor documental del ayuntamiento será equivalente a procedimiento, pues un procedimiento genera a lo largo del tiempo los expedientes que conforman una serie documental.

Tipo documental: unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo contenido informativo es homogéneo.

Capítulo II. De la gestión de los documentos

Sección 1.ª Definición y ámbito de aplicación

Artículo 8.—Definición de gestión de documentos

1. Se entiende por gestión de documentos el conjunto de procesos técnicos dirigidos al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, calificación y conservación de los documentos para garantizar el seguimiento y localización de cualquier documento en cualquier momento a lo largo de su vida y su conservación en el archivo.

2. El servicio de archivo es la oficina especializada en la administración del sistema de gestión de documentos en colaboración con el resto de oficinas del ayuntamiento.

3. En el ámbito de la administración electrónica el Ayuntamiento de Nava adoptará las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad y seguridad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, según se establecen en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos y por toda aquella normativa que la desarrolle.

Artículo 9.—Ámbito de aplicación

1. Los procesos para la gestión de los documentos se realizarán sobre toda la documentación constitutiva del patrimonio documental del ayuntamiento establecida en los artículos 2.1 y 2.2 de este reglamento y será única para toda la organización, en base a los principios de economía, eficacia y eficiencia.

Sección 2.ª Procesos de gestión de los documentos

Artículo 10.—Procesos de gestión de los documentos

1. Los procesos para la gestión de los documentos en el ámbito de este reglamento son los siguientes:

a) Clasificación

b) Descripción

c) Calificación

d) Conservación

e) Transferencia

f) Eliminación

g) Acceso

Artículo 11.—Clasificación de documentos

1. La clasificación es un proceso de la gestión de documentos destinado a organizar los documentos de un fondo documental según una estructura jerárquica que refleje de arriba a abajo, las grandes funciones, subfunciones o divisiones de función del ayuntamiento, y en el nivel más inferior, las series documentales. Esta organización es intelectual, no física, y se refleja en el documento Cuadro de Clasificación. Cada nivel del Cuadro de Clasificación tendrá un código numérico único para su mejor identificación.

2. El Cuadro de Clasificación incluye todas las series documentales que a lo largo de la historia del ayuntamiento han sido producidas por los diferentes órganos y oficinas municipales, o formen parten del patrimonio documental municipal por cualquier causa contemplada en el artículo 2.2. Por ello es un documento que deberá ser elaborado, revisado y mantenido por el servicio de archivo.

3. El Cuadro de Clasificación será igual o tendrá su equivalencia en el Inventario de Procedimientos administrativos en lo que se refiere a los procedimientos que estén en activo, que no sean históricos, y que estén disponibles en el gestor documental.

4. El servicio de archivo junto con el departamento de informática serán los encargados de elaborar, revisar y mantener al día el Cuadro de Clasificación del ayuntamiento en el gestor documental.

5. El personal de las diferentes oficinas clasificará todos los expedientes que tramite según lo establecido en el Cuadro de Clasificación o Inventario de Procedimientos del ayuntamiento para una correcta organización y codificación de los expedientes. Éste deberá estar disponible en el gestor documental para que el personal de las oficinas asigne la clasificación del procedimiento a cada nuevo expediente electrónico.

6. El Cuadro de Clasificación será de acceso público a través de la web institucional.

Artículo 12.—Descripción de documentos y expedientes

1. La descripción es un proceso de gestión de documentos destinado a recoger los datos identificativos de los mismos, con el fin de que los documentos y expedientes puedan gestionarse y recuperarse de manera ágil, pertinente y exhaustiva. En el ámbito electrónico, la descripción se asimila con la asignación de metadatos.

2. El personal de las diferentes oficinas será el encargado de cumplimentar los datos identificativos de los documentos y expedientes que tramiten para la adecuada descripción de los mismos.

3. En los expedientes en soporte papel o cualquiera otro soporte analógico, estos datos de identificación y descripción deberán cumplimentarse en una carpetilla que será una cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de documentos o expedientes, o cualquier otro contenedor.

4. Los datos mínimos para la identificación y descripción de los expedientes analógicos serán:

a) Nombre del órgano responsable de la tramitación del procedimiento.

b) Clasificación del procedimiento administrativo con el que se relaciona el expediente.

c) Fechas de inicio y finalización del expediente.

d) Interesado o interesados del expediente (ciudadano, persona jurídica o administración).

e) Breve descripción del asunto.

5. En el ámbito de la administración electrónica la información de identificación y descripción deberá cumplimentarse en el gestor documental en el momento de la captura mediante la asignación de metadatos. Estos metadatos serán los mínimos obligatorios dispuestos en las normas técnicas de interoperabilidad y, si se estima conveniente, otros complementarios, y podrán cumplimentarse de forma automatizada por el sistema o de forma manual por el personal municipal que realice la captura.

6. Los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico se determinan en el anexo I de la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico. La mayoría de ellos se cumplimentan automáticamente por el sistema, pero el personal municipal deberá prestar especial atención en la cumplimentación de los siguientes metadatos:

— Origen: Indica si el contenido del documento fue creado por un ciudadano o por una administración.

— Estado de elaboración: Indica la naturaleza del documento. Si es copia, este metadato indica también si se ha realizado una digitalización o conversión de formato en el proceso de generación.

— Tipo documental: Descripción del tipo documental del documento según el esquema de valores del anexo I de la NTI de Documento Electrónico.

7. Los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico se determinan en el anexo I de la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico. La mayoría de ellos se cumplimentan automáticamente, al igual que ocurre con los metadatos del documento electrónico, pero el personal municipal deberá prestar especial atención en la cumplimentación de los siguientes metadatos:

— Clasificación: Procedimiento administrativo con el que se relaciona el expediente.

— Estado: Estado del expediente en el momento de intercambio: Abierto, Cerrado, Índice para remisión cerrado.

— Interesado: ciudadano o persona jurídica, administración.

8. A estos metadatos mínimos obligatorios tanto del documento como del expediente electrónico, se le deberá añadir el metadato Descripción en el que se cumplimentará por el personal tramitador, una breve pero completa descripción del asunto del documento o del expediente.

9. Los documentos electrónicos estarán compuestos, según establece su NTI, por el documento propiamente dicho, por la firma electrónica y por los metadatos del documento electrónico.

10. Los expedientes electrónicos estarán compuestos, según establece su NTI, por los documentos electrónicos, un índice electrónico que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, la firma del índice electrónico y por los metadatos del expediente electrónico.

11. El servicio de archivo elaborará el Inventario de Documentos del Archivo Municipal con las descripciones de los expedientes y documentos analógicos y electrónicos, custodiados en el archivo del ayuntamiento para su recuperación y consulta a lo largo del tiempo, siguiendo las normas internacionales para la descripción archivística.

Artículo 13.—Calificación de series documentales

1. La calificación es el proceso de gestión de documentos que tiene por finalidad, en base a la valoración documental tras el análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, conseguir los siguientes objetivos:

a) Establecer los plazos de permanencia de los documentos administrativos en las oficinas y la transferencia de los mismos al archivo.

b) Establecer la conservación total o parcial, así como la posible eliminación o expurgo, de los documentos,

c) Establecer el régimen de acceso que pueden tener los documentos.

d) Calificar como documentos esenciales de la organización aquellos que así se acuerde.

2. La calificación de los documentos será un proceso conjunto entre el servicio de archivo y los responsables de las diferentes oficinas del ayuntamiento, con el impulso y gestión del servicio de archivo.

3. La serie documental es la unidad de trabajo de la calificación, por tanto, los plazos de transferencia, acceso y conservación o, en su caso, eliminación total o parcial, no podrían ser fijados para documentos o expedientes individualmente considerados, sino que se establecerán para toda la serie documental.

4. Para llevar a cabo la calificación de documentos administrativos se crea la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava (CCDA-AN).

5. Las funciones de la CCDA-AN consistirán en el estudio y dictamen de todas las cuestiones relativas a la calificación de los documentos del ayuntamiento para una adecuada gestión de los mismos a lo largo de todo su ciclo de vida.

6. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava tendrá la siguiente composición:

a. Presidente/a: la persona que ostente la Alcaldía municipal o persona en quien delegue.

b. Secretario/a: Actuará como secretario/a, con voz y voto, el/la Vocal que ostente la jefatura del archivo, o persona en quien delegue.

c. Vocales:

• La persona que ostente la secretaría del ayuntamiento o persona en quien delegue.

• La persona que ostente la intervención o persona en quien delegue.

• La persona encargada del archivo del ayuntamiento (que actuará también de secretario) o persona en quien delegue.

• La persona encargada de la protección de datos.

• La persona encargada del servicio de informática o persona en quien delegue.

7. El funcionamiento de la comisión se regulará mediante el documento de Normas de funcionamiento de la CCDA-AN que se adjunta en el anexo I.

Artículo 14.—Valoración de documentos

1. La valoración documental es un proceso dentro de la calificación que determina los valores primarios y secundarios de los documentos producidos y/o bien conservados por la entidad a lo largo de su ciclo vital, a través del análisis contextual de los mismos.

2. El valor primario es aquel valor de los documentos derivado del propósito para el que fueron creados. El final del valor primario coincidirá con el momento de la prescripción de los efectos posteriores al cierre del expediente. Sólo con el fin de su valor primario los documentos se podrán transferir al archivo o proceder a su eliminación, según se determine.

3. Los conceptos básicos vinculados al valor primario son:

a) Vigencia administrativa. Es el plazo en el que las actuaciones administrativas referidas a un procedimiento determinado causan efectos en forma de derechos u obligaciones. Su extinción desencadena el cierre del expediente y bloquea la inclusión de nuevos documentos.

b) Cierre del expediente. Es el trámite administrativo realizado por la unidad productora cuando se extingue la vigencia administrativa de un expediente. El cierre administrativo del expediente bloquea la inclusión de nuevos documentos, garantiza su integridad y supone el inicio del período de retención preceptivo.

c) Período de retención. Es el plazo de tiempo que la información debe ser conservada desde el cierre del expediente hasta la prescripción de los efectos posteriores al cierre del expediente. Los factores para determinar la prescripción legal de actuaciones administrativas serán la anulabilidad de un acto o procedimiento administrativo, las responsabilidades u obligaciones legales derivadas sobre un acto administrativo y el control y auditoría de una actuación administrativa.

4. El valor secundario es aquél potencialmente útil a cualquier usuario, que permanece más allá del valor primario y que puede ser probatorio, histórico e informativo. Los documentos con valor secundario son documentos de conservación permanente.

5. El resultado de los trabajos de calificación y valoración se plasmará en un formulario de Propuesta de Valoración de Series Documentales.

Artículo 15.—Calendarios de conservación y acceso

1. El Calendario de Conservación y Acceso es el documento que recoge los dictámenes de calificación de cada serie documental de forma estructurada según se especifica a continuación.

2. Cada serie documental deberá tener su Calendario de Conservación y Acceso en el que constarán en primer lugar los datos para su identificación con el código y denominación de la serie, la función que la genera y el órgano productor u oficina que la tramita.

3. A continuación se incluirá el resultado de los dictámenes utilizando los valores de: conservación permanente (CP), eliminación total (ET), eliminación parcial (EP) o pendiente de dictamen (PD). En el caso de los dictámenes de eliminación además deberá determinarse el plazo o período de retención en años desde el cierre del expediente y el tipo de eliminación parcial que se debe aplicar.

4. Otro apartado incluirá la información sobre si la serie documental se califica como documento esencial o no, mediante un esquema booleano sí/no.

5. Por último, se incluirá la información sobre el régimen de acceso utilizando los valores: restringido o libre y el plazo en años de la restricción.

6. El Calendario de Conservación y Acceso de cada serie se identificará con un código de registro único para su control.

Artículo 16.—Selección de documentos

1. Una vez publicados los calendarios de conservación se podrá proceder a la selección de documentos que es la operación intelectual y material de localización de las fracciones de series documentales que han de ser eliminadas o conservadas en virtud del dictamen del calendario de conservación.

2. La selección de las fracciones de series que han de ser conservadas se materializará en el proceso de transferencia de las mismas al archivo del ayuntamiento. La selección de las fracciones de series que han de ser eliminadas se materializará en el proceso de eliminación.

3. La selección se llevará a cabo allí donde se encuentre depositada la documentación, en las oficinas o bien en el archivo.

Artículo 17.—Documentos esenciales

1. Los documentos esenciales son aquellos que resultan indispensables para el desarrollo de las actividades del ayuntamiento, y que, por lo tanto, deberán ser objeto de medidas especiales de protección para que el ayuntamiento pueda seguir desarrollando su actividad en caso de pérdida por cualquier motivo de estos documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.

2. El Ayuntamiento de Nava decidirá cuáles son los documentos que deben considerarse esenciales y establecer las medidas necesarias para asegurar su conservación y disponibilidad, que incluirán su duplicado y almacenamiento en un repositorio diferente. Se considerarán documentos esenciales, al menos, los incluidos en los siguientes grupos:

a) Documentos dispositivos (actas, resoluciones, etc.).

b) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación del ayuntamiento.

c) Títulos de carácter jurídico: documentos que recogen derechos legales y económicos y patrimoniales tanto del ayuntamiento como de cada uno de sus trabajadores: títulos de propiedad, nóminas, documentos de la seguridad social.

d) Planos de los edificios e instalaciones y documentación sobre el funcionamiento de sus sistemas.

e) Inventario del equipamiento de todas las instalaciones del ayuntamiento.

f) Inventario de todos los sistemas electrónicos de información.

g) Convenios y otros acuerdos.

h) Planes de emergencia.

3. Todos los documentos que tengan la consideración de esenciales serán sometidos a un proceso especial de gestión y conservación que garantice su autenticidad, integridad, conservación y disponibilidad.

Artículo 18.—Conservación de documentos

1. La conservación es un proceso de gestión documental que abarca todas las fases del ciclo de vida de los documentos y que se concreta en la aplicación de medidas de preservación y conservación de todos los documentos analógicos y electrónicos del ayuntamiento desde el momento de su creación o captura en el gestor documental hasta su conservación permanente o eliminación tras su valoración.

2. Las instalaciones del archivo de documentos analógicos del ayuntamiento se localizarán preferentemente en el edificio que sea sede del Ayuntamiento de Nava. Las instalaciones serán de uso exclusivo del servicio de archivo, no pudiendo destinarse en ningún momento a otras finalidades que no sean las que le son propias. Las zonas de trabajo y los depósitos se considerarán de acceso restringido y no podrán ser visitadas sin el acompañamiento de personal del servicio.

3. Los locales que se destinen al archivo deberán estar adaptados al cumplimiento de sus funciones, tanto desde el punto de vista de la edificación como de su acondicionamiento y equipamiento; en especial aquellos aspectos técnicos destinados a garantizar la seguridad y preservación de los fondos, adoptando las medidas de control, prevención y extinción de incendios, prevención de robos, control ambiental, etc. El archivo del ayuntamiento realizará la verificación periódica de los sistemas y condiciones de conservación de los documentos y del estado de los mismos.

4. El servicio de archivo propondrá los programas de restauración y de reproducción de documentos analógicos que considere más oportunos para la correcta conservación de los mismos.

5. Para la conservación de los documentos y expedientes electrónicos se deberá crear el archivo electrónico único del ayuntamiento, como establece el artículo 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Se entenderá como archivo electrónico único el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.

6. La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por la normativa de protección de datos, por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que sea de aplicación.

7. Los expedientes electrónicos creados por las oficinas en el gestor documental según lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo.

8. Todos los expedientes analógicos y electrónicos generados en el ayuntamiento tienen la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y la normativa autonómica correspondiente, siendo el período de conservación de los documentos el que establezca la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos del ayuntamiento (CCDA-AN), no pudiéndose destruir ningún documento que no haya sido calificado por la misma.

9. Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se establecerán, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad, de los responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la documentación, los planes de conservación y preservación digital necesarios, que podrán incluir la migración de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al documento a largo plazo.

Artículo 19.—Transferencias de documentos

1. La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos. Tiene como objetivo el facilitar el paso de los documentos a través de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al momento de su ciclo de vida.

2. La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios o entre archivos físicos, comporta también la transferencia de la responsabilidad de su custodia. Para la transferencia de documentos electrónicos entre repositorios se tendrán en cuenta las medidas previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, particularmente, las referidas a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados y demás normativa que sea de aplicación.

3. Las unidades administrativas del ayuntamiento y todas las personas físicas y jurídicas gestoras del patrimonio documental del ayuntamiento enumeradas en el artículo 2.1 de este reglamento, remitirán al archivo todos los expedientes analógicos o electrónicos que estén cerrados según la norma de procedimiento administrativo siguiendo los plazos establecidos en el calendario de conservación correspondiente, si lo hubiera, y si no, cuando se convenga con el servicio de archivo.

4. Toda transferencia irá acompañada de un formulario de Remisión de Fondos Documentales en donde se relacionarán los documentos transferidos y la firma del responsable de la unidad productora. Dicho formulario será revisado por el archivo municipal y si los datos en él contenidos y la documentación transferida coinciden, será firmado por el responsable del archivo a modo de recibí. En el ámbito de la administración electrónica dicho formulario podrá ser sustituido por lo que establezca el gestor documental.

5. El documento de Remisión de Fondos Documentales firmado por los responsables de la unidad productora y del archivo, supone el traspaso de responsabilidad de la custodia de los documentos al archivo del ayuntamiento.

6. El servicio de archivo elaborará una guía detallada para la remisión de fondos al archivo. No obstante, ésta se llevará a cabo siguiendo las siguientes recomendaciones básicas:

a) La documentación analógica transferida estará en perfecto estado y cumplirá los siguientes requisitos:

— Ordenada y foliada.

— Despojada de gomas, grapas, clips, clasificadores de plástico y cualquier otro elemento, en especial pegatinas, que comprometa la conservación del soporte.

— Dotada de una carpetilla o cartela de papel o cartulina, con mención de contenido y, en el caso de los expedientes, número identificativo si lo tuviera.

— Desprovista de documentación de apoyo informativo, así como de duplicados y copias, que serán eliminados previa comprobación de la existencia de los originales; en caso contrario, se conservarán.

b) La transferencia de documentos en dispositivos externos de almacenamiento (CD-ROM, lápiz de memoria, etc.) deberá ir acompañada de un documento en papel en el que se especifique contenido, fecha y metadatos (programa, sistema operativo, tamaño, compresión, etc.) para facilitar su consulta.

c) La transferencia de documentos electrónicos del gestor de expedientes electrónicos se realizará siguiendo las especificaciones funcionales de dicho gestor documental.

d) En el caso de expedientes híbridos, con documentos analógicos y electrónicos, la transferencia al archivo se realizará a la vez.

7. El archivo podrá rechazar aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas.

8. Los ingresos extraordinarios de documentación en el archivo del ayuntamiento por compra, legado, donación, expropiación, depósito o cualquier otra procedencia, requerirán acuerdo formal del órgano municipal competente previo informe del servicio de archivo.

9. El formulario de Remisión de Fondos Documentales, deberá ser aprobado en la primera reunión de la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava (CCDA-AN).

Artículo 20.—Eliminación de documentos

1. La eliminación es un proceso de gestión documental que consiste en la destrucción física de las fracciones de serie seleccionadas según los criterios establecidos en los calendarios de conservación. Su aplicación será tanto para documentos en soporte analógico como electrónico.

2. La eliminación de documentos podrá ser total o parcial. La eliminación total significa que se eliminarán todos los documentos seleccionados que cumplan con los dictámenes y plazos establecidos. También se podrá dictaminar la eliminación de documentos después de su sustitución en otro soporte distinto al original para su conservación.

3. La eliminación parcial puede ser de dos tipos: eliminación de una parte de los documentos de un expediente (solicitudes, instancias, documentos duplicados, etc.) o eliminación de una parte de los expedientes de una serie documental que se conoce como muestreo. El muestreo podrá ser cronológico, geográfico, alfabético, numérico, aleatorio, etc.

4. La eliminación será llevada a cabo por el servicio de archivo si los documentos se encontraran en el archivo o por la oficina productora si se encontraran en el archivo de la misma y se empleará para su eliminación cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

5. La eliminación de documentos solo podrá llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de calificación documental por la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava (CCDA-AN) y en ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni proceder a la destrucción de documentos en tanto subsistan valores primarios probatorios de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación establezca para su conservación.

6. La destrucción de documentos analógicos podrá realizarse en las instalaciones del ayuntamiento si hubiera sistemas de eliminación con las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias o bien, fuera de sus instalaciones por empresa certificada.

7. La destrucción de documentos electrónicos se realizará siguiendo las especificaciones del Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica, en concreto mediante el borrado de la información, incluidos los metadatos asociados, o bien, mediante la destrucción de los soportes. La destrucción de documentos electrónicos incluirá también la de sus copias, si las hubiere.

8. El proceso de eliminación deberá ser documentado mediante el levantamiento de un Acta de Eliminación de Documentos por el personal responsable de la misma. Las actas de eliminación de documentos se gestionarán y conservarán en el servicio de archivo del ayuntamiento.

Capítulo III. Del acceso y servicio de los documentos

Sección 1.ª Normativa de acceso a los documentos

Artículo 21.—Derecho de acceso a los documentos por transparencia

1. Según la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la correspondiente normativa autonómica, todas las personas tienen derecho a acceder libremente a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española. En el ámbito de este reglamento, se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder del Ayuntamiento de Nava y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

2. El derecho de acceso se aplicará a la información de todos los documentos que constituyen el patrimonio documental según los artículos 2.1 y 2.2 de este reglamento, independientemente en donde estén depositados: en las oficinas, en los archivos de gestión o en el archivo del ayuntamiento.

Artículo 22.—Límites al derecho de acceso

1. El derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para:

a) La seguridad nacional.

b) La defensa.

c) Las relaciones exteriores.

d) La seguridad pública.

e) La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios.

f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.

g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.

h) Los intereses económicos y comerciales.

i) La política económica y monetaria.

j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.

k) La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.

l) La protección del medio ambiente.

2. La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso.

3. En los casos en que la aplicación de alguno de los límites previstos en este artículo no afecte a la totalidad de la información, se concederá el acceso parcial previa omisión de la información afectada por el límite salvo que de ello resulte una información distorsionada o que carezca de sentido. En este caso, deberá indicarse al solicitante que parte de la información ha sido omitida.

Artículo 23.—Límite de acceso por protección de datos personales

1. El derecho de acceso también podrá ser limitado cuando los documentos contengan datos personales. Las solicitudes de acceso a documentos que contengan datos personales se regirán por la normativa de protección de datos personales.

2. Si la información solicitada contuviera datos personales especialmente protegidos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión o creencias, el acceso únicamente se podrá autorizar en caso de que se contase con el consentimiento expreso y por escrito del afectado, a menos que dicho afectado hubiese hecho manifiestamente públicos los datos con anterioridad a que se solicitase el acceso.

3. Si la información incluyese datos personales especialmente protegidos que hagan referencia al origen racial, a la salud o a la vida sexual, incluyese datos genéticos o biométricos o contuviera datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas que no conllevasen la amonestación pública al infractor, el acceso solo se podrá autorizar en caso de que se cuente con el consentimiento expreso del afectado o si aquel estuviera amparado por una norma con rango de ley.

4. No obstante, serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurrido veinticinco años desde el fallecimiento de los afectados, según el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Si éste dato no constara, el interesado deberá aportar la correspondiente certificación expedida por el Registro Civil.

5. Cuando no fuera posible conocer la fecha o el hecho del fallecimiento y el documento o documentos solicitados posean una antigüedad superior a cincuenta años, el acceso se concederá si, atendidas las circunstancias del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos.

6. Cuando la información solicitada no contuviera datos especialmente protegidos, el órgano al que se dirija la solicitud concederá el acceso previa ponderación suficientemente razonada del interés público en la divulgación de la información y los derechos de los afectados cuyos datos aparezcan en la información solicitada, en particular su derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal.

7. Para la realización de la citada ponderación, dicho órgano tomará particularmente en consideración los siguientes criterios:

a) El menor perjuicio a los afectados derivado del transcurso de los plazos dispuestos en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

b) La justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos.

c) El menor perjuicio de los derechos de los afectados en caso de que los documentos únicamente contuviesen datos de carácter meramente identificativo de aquéllos.

d) La mayor garantía de los derechos de los afectados en caso de que los datos contenidos en el documento puedan afectar a su intimidad o a su seguridad, o se refieran a menores de edad.

8. Se entenderá que poseen interés legítimo para el acceso a documentos que contengan datos nominativos o meramente identificativos, quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística.

9. Se concederá el acceso a documentos que contengan datos de carácter personal, sin necesidad de consentimiento de sus titulares, cuando se proceda previamente a la oportuna disociación, de los datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas

10. La información que contenga datos de carácter personal únicamente podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la misma y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos.

Artículo 24.—Acceso por el interesado en el procedimiento administrativo

1. Cuando se solicite el acceso a documentos de asuntos en trámite se actuará de conformidad con lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2. Todas las personas tienen derecho al acceso a la información pública, archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.

3. Según el artículo 53, 1a) de la Ley 39/2015, las personas que tienen la condición de interesados en un procedimiento administrativo, tienen además el derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.

4. Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:

a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos.

b) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.

c) Aquellos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.

d) Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales serán titulares de intereses legítimos colectivos en los términos que la Ley reconozca.

5. Cuando la condición de interesado derivase de alguna relación jurídica transmisible, el derecho-habiente sucederá en tal condición cualquiera que sea el estado del procedimiento.

Artículo 25.—Acceso de los miembros de los órganos de gobierno del ayuntamiento

1. El acceso y consulta de documentación por los miembros de los órganos de gobierno del ayuntamiento se regirá por el Reglamento Orgánico del Ayuntamiento de Nava y por lo dispuesto en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

Artículo 26.—Acceso a documentación urbanística

1. Se garantizará la acción pública urbanística como reconoce el artículo 5 del Real Decreto Legislativo 7/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana y demás normativa reguladora.

Artículo 27.—Acceso a datos de carácter personal

1. El ciudadano tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento de los datos de carácter personal del ayuntamiento, confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la información sobre dichos datos según se establece en el artículo 15 del Reglamento general de protección de datos, RGPD.

2. En el caso de personas fallecidas, serán las personas vinculadas al fallecido, por razones familiares o de hecho, así como sus herederos, quienes podrán dirigirse al Ayuntamiento al objeto de solicitar el acceso a los datos personales de la persona fallecida y, en su caso, su rectificación o supresión. Como excepción, las personas a las que se refiere la frase anterior no podrán acceder a los datos del causante, ni solicitar su rectificación o supresión, cuando la persona fallecida lo hubiese prohibido expresamente o así lo establezca una ley. Dicha prohibición no afectará al derecho de los herederos a acceder a los datos de carácter patrimonial del causante.

Artículo 28.—Acceso a documentos depositados en el Archivo Municipal

1. El acceso a los documentos depositados en el Archivo Municipal se regirá por lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, por lo que con carácter general serán de libre consulta los documentos cuya tramitación haya concluido y estén depositados y registrados en el Archivo Municipal, a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.

2. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos por el encargado de su custodia.

3. Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

Sección 2.ª Condiciones generales del servicio de documentos en el archivo

Artículo 29.—Usuarios

1. Son usuarios del archivo del ayuntamiento aquellas personas físicas o jurídicas que solicitan documentos o información sobre documentos depositados en el archivo.

2. A efectos del presente capítulo, cabe distinguir entre usuarios externos, los ciudadanos en general y otras administraciones públicas, e internos, los miembros de los órganos de gobierno y el resto de los servicios municipales.

Artículo 30.—Integridad de la documentación

1. Los usuarios son responsables de la integridad de la documentación durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada. El servicio de archivo podrá establecer normas de consulta de los documentos para evitar su deterioro. Los daños que pudieran ocasionarse a los documentos así como las posibles sustracciones, se pondrán en conocimiento de la Alcaldía al efecto de la incoación del procedimiento para la adopción de las medidas oportunas.

Artículo 31.—Acceso al depósito

1. Los usuarios, tanto internos como externos, no accederán al depósito ni se servirán directamente la documentación en ninguna circunstancia.

2. Excepcionalmente, los usuarios internos podrán acceder al depósito para acceder a la documentación siempre y cuando se solicite previamente a la responsable del servicio de archivo.

Artículo 32.—Definición de consulta y préstamo de documentos

1. En el ámbito de este reglamento se entiende por consulta de documentos en soporte analógico, el examen directo o visualización de la documentación por parte de los usuarios en las dependencias del ayuntamiento.

2. Se entiende por consulta en línea, el acceso a los documentos electrónicos a través de los medios electrónicos dispuestos según la legislación vigente de administración electrónica y en función de los permisos de acceso a los mismos.

3, Se entiende por préstamo de documentos la acción que implica la salida temporal de documentos analógicos del archivo con fines administrativos o de difusión cultural.

Sección 3.ª Consulta de documentos

Artículo 33.—Derecho a la consulta de documentos

1. Todos los usuarios tienen derecho a acceder a la información pública de los documentos conservados en el archivo y en las oficinas municipales. Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de información y descripción existentes en el archivo.

2. Este derecho no tiene más limitaciones que las que establece la normativa vigente y aquellas derivadas de su estado de conservación.

Artículo 34.—Forma y procedimiento de consulta de documentos

1. Las personas interesadas en la consulta de documentos del ayuntamiento deberán presentar una Solicitud de Acceso a la Información Pública dirigida al titular del órgano administrativo o entidad que posea la información y se tramitará y resolverá según lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y en la Ley del Principado de Asturias 8/2018, de 14 de septiembre, de Transparencia, Buen Gobierno y Grupos de Interés.

2. La solicitud podrá presentarse por cualquier medio que permita tener constancia de:

a) La identidad del solicitante.

b) La información que se solicita.

c) Una dirección de contacto, preferentemente electrónica, a efectos de comunicaciones.

d) En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la información solicitada.

3. El solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la información. Sin embargo, podrá exponer los motivos por los que solicita la información y que podrán ser tenidos en cuenta cuando se dicte la resolución. No obstante, la ausencia de motivación no será por si sola causa de rechazo de la solicitud.

4. En la Solicitud de Acceso a la Información Pública se advertirá que la normativa de protección de datos personales es de aplicación al tratamiento posterior de los datos obtenidos a través del ejercicio del derecho de acceso y que únicamente podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la misma.

5. En el caso de solicitudes de información de documentos depositados en el archivo con una antigüedad igual o mayor a los cincuenta años, no será obligatoria resolución para ejercer el derecho de acceso solicitado.

6. La formalización del acceso se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio.

7. El acceso a los documentos depositados en el archivo municipal se realizará dentro del horario establecido por el servicio de archivo, en las dependencias específicas habilitadas para tal fin y siguiendo las recomendaciones que se establezcan.

8. Para ejercer el derecho de acceso a datos de carácter personal según se especifica en el artículo 27 de este reglamento, el ciudadano deberá presentar una Solicitud de Ejercicio de Derechos de Carácter Personal, que se tramitará y resolverá de conformidad en lo dispuesto en la normativa de protección de datos.

Sección 4.ª Préstamo de documentos

Artículo 35.—Del préstamo de documentos

1. Los documentos del archivo sólo podrán salir para ser prestados a los servicios administrativos del ayuntamiento y a los miembros de los órganos de gobierno. El préstamo de documentos a otras administraciones públicas se realizará mediante el envío de una copia del original, salvo en los casos previstos en la legislación vigente.

2. El préstamo de documentos se limita a unidades documentales completas, tal y como se custodian en el archivo, nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte.

3. La documentación prestada no podrá ser incorporada a otro expediente. Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos, variar el orden interno o, en general, cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente.

4. En el caso de necesitar incorporar nueva documentación, deberá notificarse al responsable del archivo y dejar constancia en el expediente del motivo, contenido y fecha de la incorporación. El servicio de archivo no aceptará la devolución hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas. El incumplimiento reiterado de estas normas se pondrá en conocimiento de la Alcaldía para que adopte las medidas oportunas.

Artículo 36.—Forma y procedimiento del préstamo a las oficinas municipales

1. El préstamo de documentos se realizará mediante un impreso de Solicitud de Préstamo de Documentos, que necesariamente deberá ser firmada, en constancia de conformidad, por el solicitante de la documentación en el momento de la entrega. Ambas partes conservarán, al menos, un ejemplar de dicha hoja.

2. Los préstamos deberán devolverse en un plazo máximo de tres meses. El plazo de devolución podrá ser ampliado, excepcionalmente, previa petición razonada. En ningún caso el préstamo podrá considerarse indefinido. El archivo reclamará los documentos no devueltos.

3. El servicio de archivo podrá adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservación de la documentación prestada. Y si es el caso, podrá denegar la salida temporal de documentación, con la autorización del Alcalde o Concejal en quien delegue. La unidad administrativa solicitante podrá optar, entonces, por consultar la documentación directamente en las propias dependencias del archivo.

4. El servicio de archivo deberá llevar un registro de expedientes en préstamo para un adecuado control. Deberá constar al menos, las fechas de préstamo y devolución, negociado o persona que solicita el préstamo y la información identificativa del expediente.

Artículo 37.—Salida de documentos de las instalaciones municipales

1. El préstamo de documentos se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al ayuntamiento, quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos salvo en los siguientes casos:

a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o envío a otras administraciones públicas en cumplimiento de trámites reglamentarios o para que recaiga resolución definitiva, de acuerdo con la legislación vigente. Siempre que sea posible se sustituirá el original por una copia autorizada.

b) Restauración, reproducción y encuadernación, cuando no sea posible efectuarlas en las dependencias del ayuntamiento.

2. La salida de documentos se realizará mediante un impreso de Acta de Salida/Entrada de Documentos, que necesariamente deberá ser firmado, en constancia de conformidad, por el solicitante de la documentación y por el responsable del archivo u oficina en la que esté depositada. Ambas partes conservarán, al menos, un ejemplar de dicho impreso.

3. El servicio de archivo tiene la obligación de supervisar el cumplimiento de las condiciones en las que se encuentran todos los documentos fuera de sus instalaciones; para lo que podrá comprobar, en todo momento y sin previo aviso, las condiciones de los mismos.

Sección 5.ª Reproducción de documentos

Artículo 38.—Copias de los documentos

1. Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos cuya consulta le haya sido autorizada según la normativa vigente.

2. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas según se regula en la Ley de Procedimiento Administrativo Común.

3. El personal municipal y del archivo son los únicos autorizados para realizar reproducciones de documentos. Solamente en casos excepcionales, y ante determinados soportes, se podrá autorizar la salida de la documentación para su reproducción, controlada en todo momento por el personal municipal o el archivo.

4. Con carácter general, las reproducciones de documentos históricos se realizarán por los medios que el responsable del archivo considere más convenientes desde el punto de vista de la conservación de los documentos.

5. Se permite la autocopia de documentos sin límite de copia, mediante dispositivos portátiles de reproducción de los usuarios presenciales del archivo.

Artículo 39.—Forma y procedimiento de copia de documentos

1. Toda reproducción, incluida la autocopia, deberá ser autorizada y deberá solicitarse explícitamente en la Solicitud de Acceso a la Información Pública, donde se advertirá de las condiciones del uso de las reproducciones que se realicen de aquellos documentos con derechos de autor.

2. El responsable del archivo podrá imponer restricciones en algunos casos de solicitudes de reproducción de documentos de fondos específicos sobre un soporte determinado, en atención a criterios tales como la antigüedad, calidad y estado del soporte original, formato o manipulación difícil. En estos casos, el responsable del archivo propondrá la solución más adecuada para satisfacer la demanda, incluyendo el recurso a otras técnicas de reproducción distintas a la solicitada.

3. Se prohíbe la copia total o parcial de los instrumentos de información, control y descripción archivísticos, pertenecientes al servicio de archivo.

Artículo 40.—Restricciones a la copia de documentos. Documentos con derechos de autor

1. Son derechos de autor aquellos que atribuyen al autor la plena disposición y el derecho exclusivo a la explotación de su obra, sin más limitaciones que las establecidas en la Ley de Propiedad Intelectual.

2. Son objeto de derechos de autor en el contexto de este reglamento los documentos depositados en el archivo municipal como creaciones originales de:

a) Los libros, folletos, impresos, epistolarios, escritos, discursos y alocuciones, conferencias.

b) Los proyectos, planos, maquetas y diseños de obras arquitectónicas y de ingeniería.

c) Los gráficos, mapas y diseños relativos a la topografía, la geografía.

d) Las obras fotográficas y las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía.

e) Todas aquellas creaciones originales que tengan derechos de autor.

3. Toda copia o reproducción de este tipo de documentos depositados en el archivo necesitará la autorización del autor, excepto en los casos establecidos en el punto siguiente.

4. Se podrán realizar copias o reproducciones de documentos con derechos de autor en los siguientes casos que son considerados los límites a este derecho, según el capítulo II del Título III del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual:

a) Copia privada o autocopia. No necesita autorización del autor la reproducción cuando se lleve a cabo por una persona física para su uso privado a partir de obras a las que haya accedido legalmente y la copia obtenida no sea objeto de una utilización colectiva ni lucrativa.

b) Procedimientos oficiales. No será necesaria autorización del autor cuando una obra se reproduzca, distribuya o comunique públicamente para el correcto desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios.

c) Citas: Es lícita la inclusión, en una obra propia, de fragmentos de otras ajenas de naturaleza escrita, sonora o audiovisual, así como la de obras aisladas de carácter plástico o fotográfico figurativo, siempre que se trate de obras ya divulgadas y su inclusión se realice a título de cita o para su análisis, comentario o juicio crítico. Tal utilización sólo podrá realizarse con fines docentes o de investigación, en la medida justificada por el fin de esa incorporación e indicando la fuente y el nombre del autor de la obra utilizada.

d) Ilustraciones para la enseñanza. No necesitará autorización del autor el profesorado de la educación reglada para realizar actos de reproducción, distribución y comunicación pública de pequeños fragmentos de obras o de obras aisladas de carácter plástico o fotográfico figurativo, cuando tales actos se hagan únicamente para la ilustración de sus actividades educativas en las aulas, sin finalidad comercial y siempre que sea posible, se incluyan el nombre del autor y la fuente.

e) Reproducción en determinados establecimientos. Los titulares de los derechos de autor no podrán oponerse a las reproducciones de las obras, cuando aquéllas se realicen sin finalidad lucrativa por los archivos de titularidad pública y la reproducción se realice exclusivamente para fines de investigación o conservación. Asimismo, los archivos de titularidad pública no precisarán autorización de los titulares de los derechos ni les satisfarán remuneración por los préstamos que realicen.

5. Estos límites al derecho del autor se interpretarán de forma que no causen un perjuicio injustificado a los intereses legítimos del autor.

Artículo 41.—Uso público de las reproducciones de documentos con derechos de autor

1. Las imágenes de las reproducciones solicitadas de documentos con derechos de autor por los usuarios externos sólo podrán usarse con fines de uso personal, para la investigación o la docencia. El uso de estas imágenes con fines facsimilares, editoriales o comerciales deberá ser autorizado y, en todo caso, se deberá indicar siempre la procedencia del documento o documentos.

2. En el caso de un uso indebido de las reproducciones de documentos con derechos de autor la responsabilidad recaerá sobre el solicitante.

Artículo 42.—Tasas por reproducción de documentos

Toda reproducción solicitada por usuarios externos devengará el pago de la exacción que corresponda, de acuerdo con lo dispuesto en la Ordenanza Fiscal correspondiente.

Capítulo IV. Información y difusión

Artículo 43.—Actividades de información y difusión del servicio de archivo

1. El servicio de archivo tiene entre sus funciones divulgar sus fondos como patrimonio documental del ayuntamiento y por tanto parte integrante del patrimonio cultural de la Asturias, a la vez que fomentar la investigación y la cultura.

2. Para estos fines el servicio de archivo promoverá y diseñará cuantas actividades divulgativas, pedagógicas y científicas considere convenientes entre las que se pueden incluir visitas guiadas al archivo, organización de cursos y conferencias y montaje de exposiciones. Asimismo, potenciará la difusión de la información de los fondos del patrimonio documental del ayuntamiento mediante publicaciones, páginas web, etc.

Artículo 44.—Colaboración del servicio de archivo

1. El servicio de archivo, además de sus actividades propias, podrá colaborar con iniciativas de otras entidades que contribuyan a la divulgación del patrimonio documental del ayuntamiento.

Artículo 45.—Normativa de desarrollo

1. El servicio de archivo junto con los Servicios Jurídicos podrá elaborar normas de desarrollo, guías de aplicación, formularios, etc. para la implementación de este reglamento. Asimismo, en el ámbito de la administración electrónica se podrán desarrollar las políticas que se estimen oportunas según establecen el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Disposición final

El presente Reglamento, aprobado por el Pleno del Ayuntamiento de Nava, entrará en vigor, una vez que se haya publicado completamente su texto y transcurrido el plazo de quince días desde que se haya comunicado su aprobación a las Administraciones del Estado y Autonómica, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 7/85 de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local.

Anexo I

NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL AYUNTAMIENTO DE NAVA

Artículo 1.—Objeto

1. El objeto de las Normas de funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava (CCDA-AN) es establecer sus funciones, los procedimientos y los documentos necesarios del proceso de calificación.

Artículo 2.—Creación y composición

1. La creación de la CCDA-AN se establece en el artículo 13.4 del Reglamento del Servicio de Archivos y Gestión del Documentos del Ayuntamiento de Nava.

2. La composición de la CCDA-AN se establece en el artículo 13.6 del Reglamento del Servicio de Archivos y Gestión del Documentos del Ayuntamiento de Nava.

Artículo 3.—Funciones

1. Además de las funciones genéricas que se establecen en el artículo 13.5 del Reglamento del Servicio de Archivos y Gestión del Documentos del Ayuntamiento de Nava, las funciones de la CCDA-AN son:

a) El estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

- Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión o histórico.

- Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

- La accesibilidad y utilización de los documentos.

- Las propuestas de eliminación de documentos.

b) Establecer los calendarios de conservación y el régimen de acceso a los documentos en base a los dictámenes aprobados para cada serie documental.

c) Fijar los criterios de valoración y selección de documentos, así como del muestreo que en su caso se realice.

d) Aprobar los procedimientos y documentos necesarios para el proceso de calificación de documentos administrativos.

e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión.

f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias anteriores.

g) Aprobar el cuadro de clasificación del ayuntamiento con las funciones y las series documentales que generan y cualquiera de sus modificaciones.

Artículo 4.—Funcionamiento

1. La CCDA-AN se reunirá al menos una vez al año, y, todos sus miembros tendrán voz y voto a excepción de lo dispuesto en el artículo 4.6.

2. Su funcionamiento se ajustará a lo dispuesto para los órganos colegiados en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, sin perjuicio de lo dispuesto en el presente Reglamento y normas que lo desarrollen.

3. Para la válida constitución de la comisión, a efecto de la celebración de sesiones, deliberaciones y adopción de acuerdos, se requerirá la presencia de:

a) En primera convocatoria, la mitad de los miembros con derecho a voto.

b) En segunda convocatoria, un tercio de los miembros con derecho a voto.

c) En ambos casos, será necesaria la asistencia de los titulares de la Presidencia y de la Secretaría o de quienes los sustituyan.

4. Las sesiones ordinarias deberán ser convocadas con diez días hábiles de antelación a la fecha señalada para su celebración, y las extraordinarias, al menos, con dos días hábiles de antelación a la fecha señalada para su celebración.

5. En todo caso las convocatorias se efectuarán por el Secretario de orden del Presidente e irán acompañadas del orden del día. El Secretario remitirá, junto con la convocatoria, los informes técnicos y jurídicos de los documentos que vayan a ser dictaminados en la reunión con el objeto de que sus miembros tengan información suficiente.

6. A propuesta del Presidente, a las sesiones de la comisión podrán asistir, con voz y sin voto, otras personas que, por sus conocimientos o prestigio, se estime necesario consultar.

Artículo 5.—Presentación de propuestas de valoración de series documentales

1. El responsable del archivo municipal, cualquiera de los miembros de la comisión o las propias oficinas municipales, podrán presentar a la Secretaría de la Comisión propuestas de valoración de aquellas series documentales que quieran calificar, utilizando el formulario de Propuesta de Valoración de Series Documentales.

2. Todas las propuestas de valoración presentadas deberán ir acompañadas de los siguientes informes:

a) Informe jurídico en el que se haga constar, entre otros aspectos que se consideren relevantes para la toma de decisiones por parte de la Comisión de Calificación, los fundamentos jurídicos y la temporalidad del valor primario indicando los plazos de tiempo a partir de los cuales dicho valor prescribe.

b) Informe jurídico en materia de protección de datos de carácter personal, y transparencia administrativa en relación a las series documentales sometidas a calificación, en el que se haga constar si, en su conjunto, o, por separado, los documentos producidos en dicho procedimiento, son de acceso libre o su acceso está limitado por motivos de protección de datos personales, en los términos regulados en la legislación específica sobre dicha materia; y, en el caso de existir límites al acceso, los plazos de tiempo a partir de los cuales el acceso es libre. Asimismo se deberá señalar si alguno de estos documentos está sometido a publicidad activa de acuerdo con la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

c) Informe técnico del archivo sobre los valores secundarios de la documentación a calificar en relación a los valores probatorios, históricos o informativos de las series documentales.

3. La comisión examinará las propuestas por orden de recepción, pudiendo requerir de la oficina proponente la información complementaria que considere necesaria.

4. Se llevará un Registro de las Propuestas de Valoración de Series Documentales recibidas.

5. El formulario de Propuesta de Valoración de Series Documentales deberá ser aprobado en la primera reunión de la comisión.

Artículo 6.—Régimen de adopción de acuerdos

1. Examinadas las propuestas y los informes presentados, la comisión adoptará el oportuno acuerdo en el que se determinará la relación detallada de las series documentales y los dictámenes acordados, que se plasmarán de forma somera en sus correspondientes calendarios de conservación y régimen de acceso.

2. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de los miembros presentes.

3. No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que estén presentes todos los miembros de la comisión y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría.

Artículo 7.—Actas de las sesiones

1. De cada sesión que celebre la CCDA-AN se levantará Acta de la sesión de la CCDA-AN por la persona que ostente la Secretaría, en la que se especificarán necesariamente los asistentes, el orden del día de la sesión, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

2. En el acta figurará, a solicitud de cualquiera de los miembros asistentes a la sesión, el voto contrario al acuerdo adoptado, la abstención, en su caso, y los motivos que justifiquen el sentido de su voto.

3. El borrador del acta se enviará para su revisión a los miembros de la comisión quedando automáticamente aprobado si no existiera ninguna observación al mismo en el plazo de siete días hábiles desde su remisión. En caso de existir alguna observación, se remitirá un nuevo borrador y se reiniciaría, nuevamente, el proceso de aprobación.

4. Los acuerdos aprobados por la comisión se elevarán a Resolución de Alcaldía y deberán ser publicados en el Boletín Oficial del Principado de Asturias.

5. La Secretaría de la Comisión elaborará un Registro de Actas de las Sesiones de la Comisión.

Artículo 8.—Calendarios de conservación y acceso

1. Los Calendarios de Conservación y Acceso reflejarán los acuerdos y dictámenes alcanzados por la comisión sobre los informes y propuestas de valoración presentados.

2. Los extractos de los Calendarios de Conservación y Acceso serán publicados, una vez devenidos firmes y definitivos por Resolución de Alcaldía, en la sede electrónica del Ayuntamiento de Nava.

3. La Secretaría de la Comisión elaborará un Registro de Calendarios de Conservación y Acceso, en el que se les asignará a cada uno de ellos un código identificativo.

4. El formulario de Calendario de Conservación y Acceso deberá ser aprobado en la primera reunión de la comisión.

Artículo 9.—Propuestas de eliminación de documentos

1. Previo a la eliminación de los documentos seleccionados pertenecientes a una serie documental ya calificada, la persona responsable de la oficina productora de los mismos, remitirá a la responsable del archivo una Propuesta de Eliminación de Documentos que deberá requerir la conformidad de la responsable del archivo para que se proceda a su eliminación.

2. En caso de conformidad por el archivo, a la vista del Calendario de Conservación y Acceso aprobado, se procederá a su eliminación de acuerdo con el procedimiento dispuesto en el reglamento del archivo.

3. El formulario de Propuesta de Eliminación de Documentos deberá ser aprobado en la primera reunión de la comisión.

Artículo 10.—Actas de eliminación de documentos

1. La persona responsable de la oficina productora de los documentos o, en su caso, la responsable del archivo levantarán Actas de Eliminación de Documentos de aquellas eliminaciones llevadas a cabo, debiendo remitir ejemplar de las mismas a la secretaría de la CCDA-AN, en el plazo de los diez días siguientes a la eliminación.

2. Las Actas de Eliminación de Documentos deberán estar firmadas por la persona responsable de la oficina productora de los documentos y por la responsable del archivo municipal.

3. La Secretaría de la Comisión elaborará un Registro de Actas de Eliminación de Documentos donde quedará constancia de la documentación eliminada.

4. El formulario de Acta de Eliminación de Documentos deberá ser aprobado en la primera reunión de la comisión.

Artículo 11.—Criterios generales para la conservación o eliminación de documentos

1. Con carácter general, se conservarán:

a) Los documentos que mantengan su vigencia administrativa.

b) Los documentos en los que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas y de los entes públicos.

c) Los documentos considerados esenciales por la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Nava.

d) Los documentos que reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas del Ayuntamiento de Nava y sus organismos.

e) Los documentos emanados de los órganos de gobierno.

f) Los registros, actas y documentación recapitulativa única.

g) Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social del Ayuntamiento de Nava.

h) Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio de la Historia.

i) Las memorias de actuación de los diferentes servicios.

2. Con carácter general, se podrán eliminar sin informe previo de la CCDA-AN:

a) Las reproducciones o meras copias de documentos, cuando exista la debida garantía en cuanto a la conservación del documento original, en buen estado, en la propia institución.

b) Los documentos de apoyo informativo, cuando no se integren en un expediente.

c) Los borradores, copias, minutas y otra documentación preparatoria utilizada en el proceso de elaboración de los documentos originales.

3. La eliminación de esta documentación deberá realizarse en las dependencias de la unidad productora, de acuerdo con los procedimientos dispuestos al efecto y bajo la supervisión del responsable de la unidad y del archivo municipal.

En Nava, a 2 de octubre de 2024.—El Alcalde-Presidente.—Cód. 2024-08705.